Digitala hjälpmedel i vården – bra att tänka på vid rådgivningssamtalets faser

Så arbetar du med din telefonlösning

Vid rådgivningssamtalet är det många aspekter som spelar in för att det ska bli ett så givande och bra samtal som möjligt. En av de aspekterna är tekniken och de digitala hjälpmedel som används för att ta emot patienter. Hur tekniken fungerar, är uppbyggd och hanteras av personalen. Nästan alla vårdcentraler har någon form av kommunikationslösning som stöttar och ser till att ärenden som kommer in hanteras på ett systematiskt sätt. Vissa som läser detta kanske till och med använder sig av Wx3 telecom:s specialutvecklade telefonilösning för just vården: Vårdx3. I den här artikeln kommer vi gå igenom de olika faserna i rådgivningssamtalet och se vad som är viktigt att tänka på när det kommer till tekniken vid varje fas. 

När du sitter i telefonväxeln – så bör du tänka innan samtalet

Innan man som vårdgivare tar emot samtalet i växeln är det bra om så mycket information som möjligt har presenterats. Det är bra om det finns lite information om till exempel hur länge patienten har varit i kön, vilken kö patienten kommer ifrån, patientens personnummer samt telefonnummer. 

Öppnafasen

Den måste gå så smidigt och enkelt som möjligt. Tänk på att inte ha för hög ringsignal, att man kan svara på samtalet på ett enkelt sätt och inte behöver leta efter den knapp som gör att du kan svara på samtalet. 

Lyssnafasen

Att tänka på här är att inte förlita sig alltför mycket på minnet. Det bästa är om man under samtalet antecknar vad som sägs för att ingen information ska behöva upprepas eller glömmas bort. Det är alltså bra om man börjar journaldokumentationen under lyssnafasen. På så sätt kommer man att få en bra överblick av tillståndet snabbt och effektivt. 

Analysfasen

För att man som vårdgivare ska kunna sköta sitt jobb korrekt krävs det att man har patientens personnummer. Därför är det mycket bra om patienten kan knappa in personnummer innan samtalet startat, via telefon. Dock är det viktigt att man som vårdgivare dubbelkollar att det personnummer som knappats in är korrekt så att det inte blir något strul i framtiden. Det bästa är om patienten identifierat sig redan innan via mobilt BankID, så är identifikationen redan gjord. Den typ av funktion är något som Wx3:s kommunikationslösning erbjuder. 

Under denna fas är det viktigt att säkerställa att rätt journalanteckning skrivs på rätt patient. För att möjliggöra detta är det bra om den digitala vårdlösning som man jobbar i är kopplat till ett journalsystem. Wx3:s lösning, Vårdx3, är nu integrerat till takecare journalsystem och har smidiga uthopp till andra journalsystem (som till exempel webdoc). Under analysfasen strävar man som vårdgivare självfallet mot att göra en så bra bedömning av patientens tillstånd som möjligt. Ett sätt att bidra till bättre bedömning är att låta patienten skicka in bilder på eventuella symptom. Därför är det bra med ett kommunikationssystem som gör det möjligt för patienten att enkelt skicka in bilder, något som Wx3:s lösning smidigt kan lösa. De bilder som skickas in från patienten kommer med Wx3:s kommunikationslösning in i samma system där man tar emot samtalet vilket gör det enklare att jobba och man slipper hoppa mellan olika.

Till sist är det viktigt att den information som tagits in av vårdgivaren ska kunna vara överblickbar men även överföringsbar utifall att informationen behöver tas vidare till annan anställd eller enhet. Med Wx3:s lösning kan ni med ett enkelt knapptryck kopiera den information som antecknats. 

Åtgärds- och motivationsfasen

Efter att analysfasen är gjord är det dags att gå till agerande för patient och vårdgivare. I detta fall är det viktigt med ett system och telefonväxel som ger information och som kan hänvisa på ett korrekt och smidigt sätt. Kommunikationslösningen bör informera om det vårdutbud som finns samt vad det är för rutiner när vårdgivare hänvisar patienter. Det är viktigt att patienten får snabb och enkel information om hur man exempelvis bokar en tid och detta sker oftast enklast via sms med länk. Med Wx3:s lösning kan man enkelt skicka sms antingen utifrån en mall eller fritt skrivna, med den information och eventuell länk som patienten behöver för att kunna ta sitt ärende vidare. Generellt är det enkelt att med Wx3:s system skicka information antingen via sms eller e-post, så att patienten får den information som krävs. Om patienten behöver skickas vidare till en annan enhet så är det bra om vårdgivaren kan rådgöra med annan enhet under själva samtalet. Wx3:s lösning, Vårdx3, möjliggör att vårdgivaren kan pendla mellan olika samtal för att rådgöra eller skicka vidare patienten till en annan enhet. Allt för smidigare och behagligare hantering av patienten. 

Avslutafasen

Vid denna fas är det bra med ett system där samtalet avslutas automatiskt när patienten själv lägger på. Här är det bra om man anpassat telefonin så att vårdgivaren får en liten paus för att kunna avsluta ärendet korrekt och se till att allt kommit med i journalen innan ärendet stängs ner. Med Wx3:s lösning kan ni anpassa tiden för samtalen samt tiden efter patienten lagt på, så att den är lagom för att vårdgivaren inte ska stressa vidare till nästa samtal innan hen färdigställt föregående ärende. Detta görs av den som är administratör alternativt om ni kontaktar vård kundservice. 

Sammanfattningsvis kan man konstatera att tekniken kring rådgivningssamtal inom vården påverkar hur samtalen ter sig och vilken hjälp patienten får. Wx3:s telefonilösning är till skillnad från många andra telefonilösningar anpassade efter att lämpa sig för just vårdsamtal och vi strävar alltid efter att skräddarsy oss efter vårdens behov och utvecklas efter dem.

Källa: ”Professionella möten på distans – bedömning och råd om vård” av Marianne Spante och Elisabeth Almgren Eriksson (RED.), Liber AB 2022